ASIAKASCASE

Muutoksen johtamista viestinnällä ja koulutuksella

Case: Digi- ja väestötieto virasto

Digi- ja väestötietovirasto (DVV) syntyi alkuvuodesta 2020, kun Väestörekisterikeskus ja Maistraatit yhdistyivät. Digi- ja väestötietovirastolla on 36 toimistoa, 900 työntekijää ja 300 konsulttia kolmessa eri maassa. DVV:n tehtävänä on tarjota kansalaisille erilaisiin elämäntapahtumiin liittyviä palveluita toimien samalla edelläkävijänä uudistaen yhteiskuntaa ja tukemalla kansalaisten ja yhteiskunnan välistä vuorovaikutusta erilaisten digitaalisten palvelujen kautta.

 HAASTE

Kuinka jalkauttaa ketterä toimintamalli organisaatioon

DVV:llä otettiin käyttöön digitaalisen kehittämisen kokonaisketterä toimintamalli, joka muuttaa työn tekemisen tapoja koko virastossa paitsi digitaalisen kehittämisen, myös muiden töiden osalta. Isossa julkishallinnon organisaatiossa työskentelee monen eri osaamistason omaavaa henkilöstöä ja osalle henkilöstöä ketterä toimintamalli näytti abstraktilta ja monimutkaiselta. Tästä johtuen DVV:ssa syntyi paitSi tarve tarjota henkilöstölle yleisnäkymä ja perehdytys uuteen toimintamalliin, myös lisätä heidän ymmärrystään uudesta tavasta työskennellä. Tavoitteena oli myös löytää parhaat ja tehokkaimmat keinot viestiä ja kouluttaa uusi työtapa henkilöstölle.

 RATKAISU

Visuaalinen johtamisen ja verkko-oppimisen yhdistelmä tukemaan ketterän kehittämisen käyttöönottoprosessia virastossa

Aikaisempien muutoshankkeiden yhteydessä oli huomattu, että käyttöönottoprosessin onnistumiseksi ja työtapojen juurruttamiseksi tarvitaan käyttäjälähtöistä ja ymmärrettävää viestintää, sekä henkilöstön koulutusta. Tästä johtuen Intolead teki yhteistyössä DVV:n kanssa projektin alkuvaiheessa animaation, joka nosti esiin ketterän kehityksen pääperiaatteet ja hyödyt helposti ja ymmärrettävästi. Samaan aikaan animaation kanssa tulevalle koulutukselle luotiin visuaalinen identiteetti tukemaan visuaalista johtamista ja viestinnällistä materiaalia. Voit katsoa animaation täältä .

Viestinnällisen ulostulon jälkeen DVV:ssa aloitettiin digitaalisten koulutusmateriaalien suunnittelu ja tekeminen. Digitaalinen koulutus valikoitui toteutustavaksi siksi, että koulutus oli helppo toteuttaa kaikissa DVV:n yksiköissä. Koulutus suunniteltiin käyttäjälähtöisiä menetelmiä hyödyntäen ja se sisältää runsaasti case-esimerkkejä ja inspiroivia videoita.
Kun eri kohderyhmille suunnatut koulutukset käynnistettiin, Intolead loi sisäisen viestintäkampanjan, jonka avulla henkilöstön keskuudessa synnytettiin uteliaisuutta ja lisättiin koulutuksen tunnettuutta.

 TULOS

Vaikuttavuuden mittaaminen auttaa kehitystyötä tulevaisuudessa

Tehokkaita, oman visuaalisen identiteetin omaavia viestintämateriaaleja luotiin samanaikaisesti vuorovaikutteisten helposti omaksuttavien koulutusten kanssa. Koulutuksen vaikuttavuutta mitataan ja palautetta kerätään aktiivisesti, jotta koulutuksia voidaan tulevaisuudessakin kehittää vastaamaan muuttuvia tarpeita.

”Intoleadin visuaalisen johtamisen ja digitaalisen oppimisen viitekehys auttoi vauhdittamaan muutosta DVV:ssa. Intoleadista löytyi sellaista Out of the box-ajattelua, jota tarvitaan tällaisten muutoshankeiden tueksi.”

Esa Keränen,
Kehittämispäällikkö, Digi- ja väestötietovirasto

Lue lisää asiakastarinoitamme